Administrative Assistant

20

%

Recibir las solicitudes de cotizaciones por teléfono, fax o personalmente para eventos, reuniones (internas o externas), analizar los requerimientos del cliente (fecha, datos personales o de empresa, tipo de evento), con la finalidad de revisar el sistema, verificar la disponibilidad del Hotel y hacer las respectivas cotizaciones.

12

%

Apoyar a las oficinas nacionales el los problemas del sistema, entrega de información o reportes necesarios para su operación.

10

%

Elaborar facturas ordenes de compras de los servicios subcontratados por el Hotel para los diferentes eventos (orquestas, equipos, forros, entre otros), verificando y confrontando las facturas y cheques, con la finalidad de liquidar el servicio.

10

%

Distribuir las órdenes de eventos de las Ejecutivas de Ventas o cambios cuando hay congresos, dar información y orientación a las personas interesadas acerca del evento y ubicación.

6

%

Realizar seguimiento a eventos cotizados y si se concreta la venta coordinar detalles sacar y repartir ordenes.

6

%

Manejar el archivo, toda la correspondencia que viene de Outles (memos internos, minutas, cotizaciones que llegan.

6

%

Atender a los clientes que llegan a la oficina.

5

%

Coordinar la realización de las misas dominicales, bloquear las áreas en el sistema y dar la información a los involucrados.

4

%

Realizar el contrato de cada evento y hacer seguimiento hasta el cobro respectivo y por ultimo actualizar el evento al sistema.

4

%

Realizar las reservas de todo lo que necesita para eventos fuera del Hotel, como baños, orquesta, luces, pistas, sillas, y enviar fax para permisos a la policía, Datt, bomberos, entre otros, con el fin de disponer de éstos cuando sean requeridos.

4

%

Imprimir el Block Summary para enviarlo a Bogotá

3

%

Ingresar las cotizaciones al sistema DELPHI, realizar el bloqueo (reserva), el Activity, colocando las diferentes actividades que se deben ejecutar para los diferentes estatus del evento, con la finalidad de hacer un seguimiento del mismo

3

%

Elaborar la solicitud de servicios para eventos (Orquestas, danzas, policía, DAT , entre otros), con la finalidad de disponer de ellos en el momento en que sean requeridos y contar con los permisos necesarios para la correcta realización de los eventos.

2

%

Elaborar el informe de puntos de todo el equipo de ventas para su liquidación y verificar su correcta elaboración, actualizando en caso de ser necesario.

1

%

Acordar los depósitos y detalles cuando las cotizaciones son confirmadas para eventos sociales de menor magnitud en los salones, con la finalidad de hacer efectivo el pago de los mismos.

1

%

Recibir la correspondencia y el manejo interno de la misma, con el fin de darle el destino correspondiente.

1

%

Acordar las formas de pago con los clientes que no tienen crédito con el Hotel para su facturación o pago anticipado.

Actividades Físicas

Frecuencia

Sentado

Frecuente

Caminar, Subir Escaleras

Ocasional

Agacharse

Raro

Realizar esfuerzo para alcanzar algo

Raro

Empujar / halar

Ocasional

Visión de Cerca

Constante

Visión de lejos

Raro

Escuchar

Constante

Hablar

Constante

Levantar/ Cargar(15 lbs)

Raro

Viajar

Raro